Командировка не состоялась. Как учесть расходы?

Командировка не состоялась. Как учесть расходы?

В каком случае можно учесть расходы на отмененную командировку

Возможность списать в расходы стоимость неиспользованных билетов или броней зависит от причины отмены командировки. Если причиной стали непреодолимые обстоятельства, например стихийные бедствия, эпидемия, закрытие транспортного сообщения, — расходы учесть можно. При отмене по вине сотрудника расходы принять нельзя.

Для отмены командировки нужно издать приказ руководителя, отменить брони и сдать билеты, утвердить авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими расходы.

Оформляем приказ об отмене командировки

Закон не устанавливает, в каком порядке отменять командировку, какие оформлять документы. Поэтому работодатели могут предусмотреть порядок отмены поездок в локальном нормативном акте организации, например в положении о командировках.

Руководитель оформляет отмену командировки приказом в произвольной форме. Он должен отменять или переносить на другую дату прошлое распоряжение о служебной поездке. В приказе укажите:

• причины отмены командировки;
• фамилию, имя и отчество командированного сотрудника;
• место назначения командировки, которая была отменена;
• реквизиты отмененного приказа о направлении работника в командировку;
• порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.

В приказе перечислите все документы, которые стали основанием для отмены командировки. Например, если из организации, куда направлялся сотрудник, пришло письмо о том, что в его приезде нет необходимости, — приведите реквизиты этого письма. Еще примеры — листок нетрудоспособности сотрудника, если поездку отменили по причине его болезни, свидетельство о смерти родственника и т.д. Копии документов должны быть приложены к приказу.

Подписать приказ об отмене командировки должен руководитель организации. Ознакомьте с ним всех сотрудников, которые перечислены в приказе.

Если сотрудник работает дистанционно или уже находится в месте командировки, можно:

• отправить ему скан или фото приказа по электронной почте;
• попросить работника составить расписку об ознакомлении с приказом.

Оригинал он подпишет, как только это будет возможно.

Отменяем бронь отеля и покупку билета

Отменять бронь и сдавать билеты должен тот, кто их покупал. Это может быть компания или командированный сотрудник.

Если сотрудник покупал билеты и бронировал отель на свои деньги, нужно компенсировать ему неустойки и невозвратные тарифы (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и взносы на эту сумму не начисляются (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Если сотрудники не воспользовались билетами, не жили в гостинице, входной НДС со стоимости проезда и проживания к вычету не принимайте. Услуги фактически не оказаны, расходы на учет не приняты. Право на вычет НДС не возникает (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ, письмо ФНС РФ от 25.04.2014 № ГД-4-3/8194).

Автоматизируйте оформление командировок: быстрый поиск недорогих билетов, отелей и квартир. Закрывающие документы с автозагрузкой в 1С

Сбор посредника. Сбор посредника при отмене брони может быть уменьшен или отменен по условиям договора. На разницу между первоначальной и скорректированной суммами сбора посредник выставит организации корректировочный счет-фактуру (п. 3 ст. 168 НК РФ). Когда получите корректировочный счет-фактуру, восстановите принятый ранее к вычету НДС по сбору в бухучете и зарегистрируйте корректировочный счет-фактуру в книге продаж (пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ, п. 14 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Дополнительный сервисный сбор за возврат. Бывает, что за отмену брони удерживают дополнительный сервисный сбор. Например, при возврате билета, который куплен через электронные сервисы. Примите к вычету НДС с дополнительного сервисного сбора на общих основаниях (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Дальнейшие действия зависят от тарифа, по которому сделана бронь или приобретен билет.

Отмена по возвратному тарифу

Стоимость билета или отеля с возвратным тарифом рассматривайте как предоплату. Когда сдадите билет и заберете деньги, у компании не возникнет доход. Поэтому цену возвращенного билета не нужно учитывать в целях налогообложения (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

Отмена по невозвратному тарифу и штрафы

Деньги за билет могут не вернуть совсем или удержать штраф. Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документами и связаны с деятельностью компании (письма Минфина РФ от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Расход на невозвратный билет можно подтвердить билетом, в котором прописан тариф. Подтверждение брони отеля вы получите на почту, там тоже указан тариф. Штраф за возврат подтверждается чеком с суммой удержания.

Учитываем расходы на визу — для заграничных поездок

Минфин рекомендует ориентироваться на причины отмены командировки. Они должны быть объективны и связаны с деятельностью компании: болезнь сотрудника, письменная просьба о переносе от принимающих лиц, пандемия и т.п. Тогда расходы можно учесть в составе внереализационных.

Стоимость визы не нужно облагать НДФЛ и взносами (письма Минфина РФ от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, Минтруда РФ от 27.11.2014 № 17-3/В-572).

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

Утверждаем авансовый отчет и учитываем расходы на командировку

В случае отмены командировки сотрудник должен вернуть аванс на служебную поездку, если деньги он уже получил. Возврат подотчетной суммы оформляют в зависимости от того, были ли расходы до приказа об отмене командировки.

Расходов не было. Сотрудник просто сдает деньги по приходному кассовому ордеру в кассу или перечисляет на расчетный счет работодателя в банке. В ордере в качестве основания укажите приказ об отмене командировки.

Сотрудник израсходовал часть аванса. Сотрудник закупил что-то для командировки, например планшет для презентации. В этом случае поменяйте назначение произведенных расходов. Сделать это можно в приказе об отмене командировки или в отдельном документе. Надо зафиксировать, что планшет для презентации будут использовать в организации, а не в командировке.

Затем сотрудник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает документы. Срок сдачи отчета и возврата неизрасходованных подотчетных средств определите в приказе об отмене командировки.

С Контур.Тревел сотрудники сами заполнят авансовые отчеты, а дальше они автоматически появятся в 1С вместе с билетами

Остаток не потраченных денег сдает в кассу или перечисляет на расчетный счет. Бухгалтер отразит расход сотрудника уже не как командировочные расходы, а по назначению согласно новому приказу.

Если сотрудник в установленный срок не вернет выданную под отчет сумму, то работодатель имеет право удержать эту сумму из его зарплаты. Такое решение работодатель принимает не позднее одного месяца со дня окончания срока, который установлен для возврата задолженности. Но при одном условии: если сотрудник не оспаривает основание и размер удержаний (ст. 137 ТК РФ).

Расходы по налогу на прибыль можно признать только после издания приказа руководителя об отмене командировки, возврата билетов (отмены броней) и сдачи авансового отчета (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В бухучете расходы отразите проводками:

Пример. ООО «Альфа» запланировало командировку своего сотрудника Петрова в Сербию. Заранее были куплены авиабилеты — 20 000 рублей. Их компания оплатила с расчетного счета.

На командировочные расходы Петрову было выдано из кассы 18 000 рублей.
Бухгалтер сделал проводки:

В день вылета клиент отказывается от сделки. Командировка отменяется. Петров возвращает деньги. Авиабилеты сданы, агентство вернуло их стоимость — 17 000 рублей и удержало неустойку — 3 000 рублей.

В налоговом учете удержанная неустойка — 3 000 рублей — была принята для целей налогообложения прибыли.

Если сотрудник задержался в командировке

Если сотрудник находится в командировке, но вовремя не может вернуться из нее по объективным причинам — нелетная погода, наводнение, карантин, компания должна возместить работнику:

• суточные;
• расходы на проживание.

Эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). В бухгалтерском учете их отражают как прочие расходы (п. 13 ПБУ 10/99). Задержка командированного сотрудника в пути может быть подтверждена справкой перевозчика (авиакомпании, железной дороги и т.п.), справкой МЧС и т.п.

Иногда сложно получить документы, подтверждающие факт чрезвычайного обстоятельства. Проще издать приказ о продлении командировки. Тогда можно списать затраты как обычные командировочные расходы.

Советуем попросить партнера, к которому направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении отметки о выбытии тем днем, когда работник реально будет выезжать из места командировки. То есть в дни командировки будут включены и дни форс-мажора. Если по каким-либо причинам отметку поставить нельзя, можно обосновать расходы только приказом о продлении и билетами. Однако в этом случае возможны разногласия при проверке с налоговой инспекцией.

Как вернуть полную стоимость билета, если агрегатор списал комиссию?

Приобретала билет на рейс авиакомпании «Уральские авиалинии» за 2—3 дня до него. Выбирала между поездом и самолетом. Остановилась на самолете из-за привлекательной цены: 1900 Р . По невнимательности билет купила не на сайте авиакомпании, а на сайте агрегатора авиабилетов — «Купибилет».

В день вылета авиакомпания прислала сообщение об отмене рейса без объяснения причины. Здесь же выяснилось, что при отмене рейса за возврат денег сайт-агрегатор берет сервисный сбор 1000 Р , это более половины стоимости билета. Такой вариант меня не устроил, и я обратилась в авиакомпанию. Спустя 30 дней ожидания меня снова направили к агрегатору, где я купила билет.

Могу ли я вернуть деньги и не остаться в минусе?

Анастасия Корнилова

По закону вы вправе получить обратно всю сумму. Но есть вероятность, что агрегатор откажется сделать это добровольно. Тогда придется обращаться в суд. Расскажу подробнее.

Почему агрегатор обязан вернуть сервисный сбор

Если рейс задержали или отменили, пассажир вправе отказаться от услуги перевозчика. Такой отказ считается вынужденным — авиакомпания должна вернуть полную стоимость билета. Это значит, что пассажир получит все деньги, которые заплатил за перевозку: провозную плату и разные сборы, из которых складывается стоимость билета. К ним относятся, например, топливный сбор, расходы на оформление билета, суммы, которые взимают иностранные государства.

Сервисный сбор, о котором пишет агрегатор, не входит в стоимость билета. Это наценка за услуги системы бронирования. На своих сайтах агрегаторы обычно указывают, что удержат штраф за возврат билета из-за отмены рейса. Но они не вправе так поступать. Дело в том, что агрегаторы продают билеты авиакомпаний по агентским договорам. Это значит, что агент действует по поручению авиакомпании, то есть принципала. За это он должен получать вознаграждение от авиакомпании, а не от клиента.

Если пойдете в суд, лучше укажите ответчиками и авиакомпанию, и агрегатора. Если в ходе процесса выяснится, что отвечать должен только перевозчик или только агрегатор, вы скорректируете состав ответчиков.

Что говорят о возврате денег суды

Когда пассажиры отказываются от полетов вынужденно, например из-за болезни или отмены рейса, суды говорят, что возврат должен быть полным.

Так, жительница Оренбурга купила билеты через агентство OneTwoTrip на рейс «Аэрофлота», но получила травму и не смогла лететь. Женщина сообщила в агентство и авиакомпанию, что отказывается от полета, и подала заявление на вынужденный возврат денег. К нему приложила медицинские документы, которые подтверждали полученную травму. Но агентство отказалось возвращать деньги. Тогда клиентка направила агрегатору и перевозчику претензию и пошла в суд.

Суд начал рассматривать дело, и перевозчик перечислил часть денег, не дожидаясь решения. Пассажирка же настаивала, чтобы ей вернули всю сумму, а еще выплатили неустойку и штраф. Суд ее поддержал и сказал: истец имеет право на возврат провозной платы и сборов за оформление билетов в полном объеме. А доводы ответчиков, что штраф за обмен авиабилетов, сбор агентства и комиссия платежной системы не подлежат возврату, не соответствуют нормам закона.

Поскольку «Аэрофлот» вернул клиентке провозную плату в установленный законом 30-дневный срок со дня получения претензии, он больше не должен ничего возвращать. Невыплаченную сумму удержало агентство OneTwoTrip, значит, с него и следует взыскать остаток денег — 17 431 Р . Еще суд снизил размер неустойки — с 150 000 до 10 000 Р — и присудил ответчику штраф 13 715,5 Р за то, что тот не вернул деньги добровольно.

Решение Дзержинского райсуда Оренбурга от 07.06.2019 № 2-1702/2019~М-1195/2019PDF, 100 КБ

В другом деле житель Санкт-Петербурга купил авиабилет через агрегатор «Купибилет», но сломал ногу и отказался от полета. Пассажир сообщил агрегатору о вынужденном отказе от билета, отправил медицинские документы и попросил вернуть деньги. «Купибилет» ответил, что возврат билетов по медицинским причинам не рассматривается. Агрегатор предложил вернуть аэропортовые сборы — 4255 Р , но попросил уплатить сервисный сбор — 2000 Р . При этом билет стоил 18 955 Р .

Пассажир заплатил 2000 Р и снова потребовал вернуть деньги за билет. Но вместо полной суммы агрегатор вернул только 4255 Р . Тогда петербуржец пошел в суд. Мировой судья отказал ему в заявленных требованиях, а вот суд апелляционной инстанции пересмотрел решение.

Суд сказал, что по закону клиент может вернуть полную стоимость билета в случае болезни. В результате с агрегатора взыскали оставшуюся сумму — 14 700 Р , компенсацию морального вреда — 5000 Р , штраф — 10 850 Р . А еще — 2000 Р сервисного сбора.

Апелляционное определение Василеостровского райсуда Санкт-Петербурга от 12.12.2019 № 11-202/19PDF, 123 КБ

БЕСПЛАТНЫЙ КУРС

Порядок и уют за 5 коротких уроков

Запускаем курс, который поможет разложить вещи по местам и сделать дом комфортнее

Как потребовать деньги у агрегатора

Направьте претензию агрегатору или авиакомпании. Сошлитесь на пункт 227 правил воздушных перевозок и пункт 120 правил формирования и применения тарифов. Скажите, что в случае отказа обратитесь в суд и дополнительно потребуете неустойку, штраф и возмещение морального вреда.

Мы рассказывали, как подать иск в суд. Но учтите: если агрегатор и перевозчик добровольно деньги не вернут, придется решать, хотите вы связываться с хождением по судам ради небольшой суммы или проще отказаться от защиты своих прав. Даже если вы сами составите исковое заявление и сэкономите деньги на оплате услуг юриста, придется потратить время и нервы на судебные заседания.

Что делать? Читатели спрашивают — эксперты отвечают

Тэги: путешествия, авиаперелеты, право Вопрос был задан 11.12.2020 и дополнен ответом эксперта 19.02.2021

Анастасия Корнилова
Возвращали деньги за билеты через агрегаторы? Поделитесь опытом:

Спасибо!
Теперь знаю, каким агрегатором лучше не пользоваться.

Была похожая ситуация, покупал билеты у агрегаторов Трип ру и OneTwotrip на рейс от Северного ветра и в итоге рейс отменили. OneTwoTrip оперативно вернули деньги за билет, а трип ру отказались, в итоге я оспорил операцию через тиньков и получил свои деньги назад, хотя особо не на что не надеялся.

Roman, как вы оспорили операцию через Тиньков?

Roman, туртрип взял с Вас сервисный сбор?

Тож попался недавно на уловку этого купибелета, в суд там подавать бессмысленно, юр лицо у них иностранное, в суды представитель не ходит. Мне повезло, банк сделал полный чарджбек, но слышал в большинстве случаев по купибилету банки отказывают.

Отредактировано

Tinkoff, а можете прокомментировать ситуацию? Брала в тинькофф трэвел тур на Кипр в январе 2020 года на июнь 2020, тур, естественно, отменили из-за коронавируса. В чарджбеке Тиньков мне отказал. Тур стоил 100534 рубля.
Недавно писала в поддержку с просьбой вернуть деньги, мне предложили следующее:

К возврату от туроператора — 90 035 руб. 40 коп.
Сумма в размере 7 037 руб. 40 коп. является вознаграждением за лицензионное соглашение по пользованию площадки для бронирования и она не подлежит возврату.
Сумма в размере 3 461 руб. 20 коп. является комиссией агентства и она подлежит возврату.

Вопросы:
1) почему мне не возвращают сервисный сбор?
2) комиссию агентства нужно как-то отдельно возвращать? почему про это ничего не сказано?
3) Где обещанное начисление процентов? Больше года уже прошло. Я уж молчу про то, что курс доллара поменялся с тех пор.
То есть мало того, что деньги бесплатно болтались неизвестно где, так еще и 10% у меня хотят подрезать

И смех и грех! Тинькофф Путешествие аналогичным образом берет деньги за обмен билета, берет свою комиссию 1000 рублей, абсолютно необоснованную и при том в своем журнале пишет, что это неправильно! Просто абсурд! Какой смысл покупать через вас билеты, если потом теряешь деньги? Это никаким кэшбеком не прикроется, тем более, что он мизерный!

Билеты теперь только на Тинькофф путешествиях беру. Поддержка супер. Вынужденные возвраты из-за отмены рейсов (этим постоянно Аэрофлот грешит) день в день. Недавно Аэрофлот отменил рейсы, и мне сразу пришло уведомление, а тем, кто на сайте АК покупал, до сих пор не сообщили.

Отредактировано

Евгения, а я вот год назад через тинькофф путешествия купила билеты в kiwi.com и до сих пор не могу вернуть деньги. так что тут больше от агрегатора зависит, а не от сервиса тинькофф.
киви дотянули, что тинькоф не смогли оспорить оплату, а теперь говорят, что тинькоф не закрыл возврат и они не могут вернуть мне деньги. вот и веселюсь уже год

Давным-давно была похожая история — чудом улетели в Дубай, человек 20 с билетами не сажали на рейс, нам повезло, что я всегда приезжаю в аэропорт очень заранее и мы были первыми в этой очереди не посаженных. Посадили из них на рейс 5 человек (нашу семью и еще двоих), сын страшно голосил, что я так старался-учился, а меня не пускают на море 😸 После этого случая покупаю билеты ТОЛЬКО на сайтах авиакомпаний, хотя и при этом бывали чудеса, но несколько в другом ракурсе.

Огромное спасибо банку Тинькофф,который сделал чарджбэк в случае с отменой вылета летом 2020 года!

Galina, и очень зря, там такие же высокие сборы за обмен билета незаконные.

С Купибилетом больше не связываюсь. На возвратах было потеряно денег больше, чем изначально планировалось сэкономить, когда был выбор купить на сайте авиакомпании или на купибилет. А уж как «быстро» они отвечали- это отдельная тема.

Схожая ситуация — покупал билеты через озон на рейс Utair, рейс отменили, деньги не возвращают. В Utair говорят что я могу воспользоваться ваучером, когда полечу в следующий раз. Писал претензию в авиакомпанию — ничего не ответили.
Есть у кого-то опыт возврата денег за билеты через суд?

Александр, зачем суд, если есть чарджбэк.

Ivan, в тиньке сказали что не могут сделать возврат, долго пытались, но не смогли)

Александр, не могут почему?

Спасибо за статью и анализ, Анастасия. Полезно

Я купила билет на Туркиш эйрлайнс у оператора тикетс.Туркиши перенесли рейс на 4:15 часов позже.Оператор не хотел возвращать деньги,хотя Туркиши говорили,что деньги нужно венуть.Переписывалась с оператором 2 месяца и деньги вернули полностью

Анастасия, в некоторых моментах вы путаетесь — поясню, почему.

Вы пишете: Сервисный сбор, о котором вам пишет агрегатор, не входит в стоимость билета. Это наценка за услуги системы бронирования.

— тут все верно.
Сервисный сбор действительно берется за бронирование aka за пользование инфраструктурой сервиса. Поэтому как только билет выписан – услуга оказана, а сумма сервисного сбора не подлежит возврату.

Вы пишете: На своих сайтах агрегаторы обычно указывают, что удержат штраф за возврат билета из-за отмены рейса. Но на самом деле они не вправе так поступать.

— не совсем верно.
Удерживается не штраф, а сервисный сбор за возврат. Сервисный сбор за бронирование и возврат – это разные отдельные сборы за разные операции. На скриншотах в вашем тексте указан сервисный сбор, а не штраф. Предлагаю не путать не юристов, потому что плата за услугу (коей является сервисный сбор) и мера ответственности (коей является штраф) — это принципиально разные сущности.

Вы пишете: Дело в том, что агрегаторы продают билеты авиакомпаний по агентским договорам. Это значит, что агент действует по поручению авиакомпании, или принципала. За это он должен получать вознаграждение именно от авиакомпании, а не от клиента.

— тут совсем неверно.
Агентские договоры с авиакомпаниями прямо позволяют агентам устанавливать любые дополнительные сборы, и они не включаются (!) в стоимость перевозки и не отражаются в выручке принципала. Как правило, взаимоотношения билетных агрегаторов урегулированы двумя договорами – агентским договором по модели поручения с авиакомпанией и договором на услуги с пользователем сервиса. Ничто здесь не ограничивает право агента взимать сервисный сбор по договору оказания услуг.

Вы пишете: В ситуациях, когда пассажиры отказываются от полетов вынужденно, например из-за болезни или отмены рейса, суды говорят, что возврат должен быть полным.

— тоже неверно.
Как правило, суд как раз не взыскивает сервисный сбор или взыскивает его с перевозчика (редко). Решения отдельных судов, все же, не показатель – всегда есть место ошибке. При написании статьи в 2021 году я рекомендовала бы просмотреть в первую очередь практику 2020 года, а не 2019.

По самому решению суда в деле жительницы Оренбурга и OneTwoTrip есть множество вопросов в квалификации, чего стоит только применение закона «Об основах туристской деятельности», хотя из дела явно следует, что был заключен только договор воздушной перевозки.
Но это, наверное, не очень интересно не юристам. Но если вдруг вам интересно, можем обсудить косяки правосудия на примере этого решения, а также могу поделиться другой практикой

Командировка не состоялась. Как учесть расходы?

Невозможно все просчитать и предугадать со стопроцентной уверенностью. Запланированная служебная поездка может отмениться по разным причинам. Были куплены билеты, оплачена гостиница, получены визы и так далее. Но если командировка не состоялась, значит все перечисленные расходы уже не являются командировочными. Как их учесть?

• письмо от организации, куда планировали направить сотрудника, о том, что в поездке нет необходимости;
• больничный лист, в случае болезни сотрудника;
• необходимость устранить последствия аварии или иного ЧП на месте основной работы сотрудника;
• прекращение транспортного сообщения (к примеру, отмена рейсов из-за санкций или иных обстоятельств ) и т. д.

Если же командировка не состоялась по причинам, которые необъективны и которые сложно признать обоснованными, например, сотрудник отказался ехать в командировку без объяснения причины, то принять такие расходы нельзя .

Хранение кадровых документов безопасно и по законодательству РФ. Подготовка к архивному хранению, выдача сотрудникам справок и выписок. Своевременное уничтожение документов. Все это умеют специалисты компании Делис Архив , которая имеет аккредитацию оператора персональных данных.

Оставьте заявку на консультацию и узнайте, какие услуги мы бесплатно можем предложить нашим новым клиентам.

Оставить заявку

Расходы на приобретение билетов

Если проездные билеты были приобретены организацией с расчетного счета, то в случае отмены командировки можно вернуть потраченные денежные средства. Здесь все просто: оплата билетов по возвратным тарифам рассматривается как аванс (п. 3,16 ПБУ 10/99). А при возврате аванса никаких дополнительных налоговых обязательств не возникает ( п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК ).

А что делать, если приобретен невозвратный билет ? Можно ли эти расходы учесть в налоговом учете? Можно.

Дело в том, что сам факт приобретения невозвратных билетов не отменяет производственный характер запланированной командировки и намерение ее совершить. А «налоговыми» расходами признаются расходы, которые произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. И к таким расходам относятся, в том числе и полученные налогоплательщиком убытки ( п. 2 ст. 265 НК ).

И, так как расходы на приобретение невозвратных билетов прямо не поименованы в ст. 270 НК , то при документальном подтверждении данные затраты можно учесть в составе внереализационных расходов на основании п. п. 13 п. 1 ст. 265 НК.

Это следует из разъяснений Минфина в письмах от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890. Документальным подтверждением будет являться билет с указанием тарифа, а также приказ о командировке и документы, в которых будет изложена причина ее отмены.

Если же отмену командировки нечем подтвердить, то, соответственно, расходы на невозвратный билет для целей налогообложения не получится.

С суммой НДС по невозвратному билету не все так однозначно, так как одним из условий для применения налогового вычета по НДС является использование приобретенных услуг в облагаемых НДС операциях. То есть, несмотря на то, что покупка невозвратного билета имеет производственную направленность, но, поскольку самой услугой сотрудник не воспользовался, то сумму «входного» НДС по нему принять к вычету нельзя (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК, письмо ФНС от 25.04.2014 № ГД-4-3/8194, письмо Минфина от 03.12.2013 № 03-07-11/52565).

В бухгалтерском учете это следует отразить так:

• Дебет 76 (60) — Кредит 51 — оплачены билеты перевозчику;
• Дебет 50-3 — Кредит 76 (60) — отражена стоимость приобретенного билета с учетом НДС;
• Дебет 91.2 — Кредит 50-3 — стоимость невозвратного билета учтена в составе прочих расходов, учитываемых при налогообложении (если причины отмены командировки объективны и документально подтверждены);
• Дебет 91.2 — Кредит 50-3 — сумма «входного» НДС по невозвратному билету отражена в составе прочих расходов, не учитываемых при налогообложении.

Следует отметить, что если невозвратный билет был приобретен сотрудником самостоятельно, то организация обязана возместить ему стоимость билета, так как данные расходы сотрудник осуществил с ведома и в интересах работодателя, издавшего приказ о направлении его в командировку ( ст. 168 ТК ).

Работодатель может подстраховать себя от таких расходов, если в положении о командировках укажет, что при приобретении билетов сотрудник должен отдавать предпочтение возвратным билетам. Если уже таких билетов нет, то тогда можно покупать невозвратные.

В бухгалтерском учете следует сделать такие проводки:

• Дебет 71 — Кредит 50 (51) — работнику выдан аванс на приобретение билетов в командировку;
• Дебет 91.2 — Кредит 71 — стоимость невозвратного билета без НДС учтена в составе прочих расходов, учитываемых при налогообложении (если причины отмены командировки объективны и документально подтверждены);
• Дебет 91.2 — Кредит 71 — сумма «входного» НДС по невозвратному билету отражена в составе прочих расходов, не учитываемых при налогообложении.

Расходы на оплату гостиницы

Поскольку услуги не будут оказаны, гостиница вернет сумму предоплаты, но за минусом своих комиссий в виде платы за отмену брони . Также отель может предъявить штраф за позднюю отмену брони, даже если аванс не вносился.

Сервисные сборы и штрафы за отмену брони учитываются в расходах на основании документа о подтверждении брони отеля и платежного документа об удержании суммы штрафа. Можно также подстраховаться, распечатав условия бронирования ( сделав скрин экрана ) с сайта гостиницы, как дополнительное доказательство. Если компания заключала договор, то условия отмены бронирования, выплаты неустойки, штрафа, комиссии за бронирование должны быть указаны в нем.

Если сотрудник самостоятельно бронировал отель и затем отменил бронь, то сумма компенсации платы за отмену брони, а также иные штрафные санкции, не являются его доходом и, соответветственно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217 НК, ст. 422 НК ).

Электронный архив для бухгалтерии. Массовая обработка документов, распознавание, быстрый доступ, удаленная работа, поиск документов по различным параметрам. Разработка прототипа система — в подарок. Оставьте заявку, чтобы узнать больше.

Оставить заявку

Расходы на оформление виз

Как и по другим расходам здесь также нужно ориентироваться на причины отмены служебной поездки. Если такие причины не объективны, то затраты на оформление виз учитываются в расходах, которые не уменьшают налоговую базу.

При возмещении работнику стоимости визы начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ не нужно все по той же причине: данные расходы сотрудник понес не в своих личных интересах, а в интересах организации ( письмо Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 ).

Если сотрудник отказался ехать в командировку без объяснения причины, то работодатель вправе не возмещать ему расходы на оформление визы.

Расходы по заграничной командировке

Как правило, при направлении сотрудника в заграничную командировку, аванс ему выдается в рублях, которые сотрудник обменивает на иностранную валюту. И если поездка отменилась, то вернуть аванс работник должен в рублях . В таком случае у организации отсутствуют операции в иностранной валюте и, соответственно, не возникают курсовые разницы по причине колебания курса валюты ( ПБУ 3/2006 ).

Расходы, связанные с обменом валюты , учитываются в размере потраченных рублей на основании документов обменного пункта банка ( п. 5, 6 ПБУ 3/2006 ). Если же работник не предоставит такие документы, то данные расходы нельзя учесть для целей налогообложения, так как они не отвечают критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК .

Оформление расходов на несостоявшуюся командировку

Если сотруднику был выдан аванс на командировочные расходы, то в случае отмены поездки сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах и вернуть часть аванса, если была израсходована не вся сумма.

Для этого составляется авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие расходы документы. Такой авансовый отчет утверждается руководителем на основании приказа об отмене командировки.

В бухгалтерском учете следует сделать такие проводки:

• Дебет 71 — Кредит 50 (51) — сотруднику выдан аванс на командировочные расходы;
• Дебет 50 (51) — Кредит 71 — работник вернул часть выданных ему денег за минусом платы за бронь, иных штрафных санкций, расходов на оформление визы;
• Дебет 91.2 — Кредит 71 — штрафы, неустойки и расходы на оформление визы учтены в составе прочих расходов.

• командировочные расходы
• служебная командировка
• НК РФ
• налоговый учет
• проводки в бухгалтерском учете
• Делис Архив
• внереализационные расходы

Источник https://kontur.ru/articles/5783

Источник https://journal.tinkoff.ru/vernut-vse/

Источник https://www.klerk.ru/blogs/buhgalterskij-arhiv/528852/